- Decidir las Prioridades en el trabajo.
Una parte importante de "concentrarse en los
resultados" está en trabajar sobre qué nos vamos a concentrar. Mucha gente
trabaja muy duro todo el día haciendo pequeñas tareas que no inciden realmente
en la calidad de su trabajo.
Esta técnica se concentra en tres áreas - poner en claro las cosas de las que
disfruta, comprender cuáles son sus fortalezas y debilidades, y analizar en qué
consiste su trabajo y en cuáles tareas tiene un rendimiento excelente.
- Hacer cosas de las que disfrutamos.
Es importante para nuestra propia calidad de vida que
disfrutemos de nuestro trabajo. Si conocemos ampliamente que es lo que nos
gusta y disgusta, seremos mas capaces de ir cambiando las tareas hacia hacer
las cosas con las que disfrutamos. Esto es importante pues vamos a tener más
probabilidad de hacer eficientemente nuestro trabajo si lo amamos que si lo
detestamos.
Hay que notar que casi todos los trabajos tienen elementos tediosos y desagradables - es importante que esas partes sean hechas correctamente. Depende de cada uno de nosotros el minimizar esto.
Hay que notar que casi todos los trabajos tienen elementos tediosos y desagradables - es importante que esas partes sean hechas correctamente. Depende de cada uno de nosotros el minimizar esto.
- Concentrarnos en nuestras fortalezas.
Es también muy importante que conozcamos cuáles son
nuestros talentos y debilidades. Una buena forma de hacer esto es el realizar
un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas). Esto
provee una aproximación formal para evaluar nuestras fortalezas y debilidades,
y las oportunidades y amenazas que debemos afrontar, y aumenta la percepción
para encontrar un trabajo que se adapte mejor a nuestras fortalezas, y en donde
no influyan nuestras debilidades.
- Comprender como ser excelentes en nuestro trabajo.
Una excelente forma de asegurar
que nos concentremos en las cosas correctas es que estemos de acuerdo en ellas
con nuestro empleador.
Deberíamos hacernos las siguientes preguntas:
Deberíamos hacernos las siguientes preguntas:
¿Cuál es el propósito de
nuestro trabajo?
Si es posible, expresar la
respuesta en una sentencia simple que comience con la palabra 'Para...' - por
ejemplo: 'Para asegurar una distribución efectiva en el Sur'
¿Cuáles son las medidas del
éxito?
Definir como nuestro empleador
determinará si somos buenos haciendo el trabajo o no. Buscar cuáles son los
objetivos claves a ser logrados, y cómo serán medidos esos logros.
¿Qué es un desempeño
excepcional?
Buscar lo que puede ser
considerado de esta manera, y trabajar en la forma de lograrlo.
¿Cuáles son las prioridades y tiempos límites?
Necesitamos conocer esto para
cuando estamos sobrecargados con trabajo, para saber en que debemos poner el
foco.
¿Qué recursos se encuentran
disponibles?
Esto asegura que estamos usando
todas las herramientas a nuestro alcance.
¿Qué costos son aceptables?
Esto permite conocer los límites
dentro de los cuales nos podemos mover.
¿Cómo se relaciona esto con
otras personas?
¿Cuál es el marco dentro del cuál tenemos que trabajar?
Si tenemos respuestas a estas
preguntas, sabremos cómo hacer nuestro trabajo en precisamente la manera más correcta.
Si sabemos qué es un 'desempeño excepcional', podremos planificar la forma de
lograrlo usando todos los recursos que tenemos a nuestra disposición.
- Registro de actividades.
El anotar las actividades que
realizamos ayudará a analizar cómo estamos realmente consumiendo nuestro
tiempo. La primera vez que usemos una anotación de las actividades quizás
quedemos horrorizados al ver la cantidad de tiempo que perdemos.
La
memoria es una muy pobre guía cuando es utilizada para ello - es muy fácil
olvidar el tiempo consumido en leer correo basura, hablando con colegas,
haciendo el café, almorzando, etc.
Quizás seamos poco conscientes de que nuestros niveles de energía varían durante el día - la mayoría de la gente logra distintos niveles de efectividad en diferentes momentos del día. Nuestra efectividad puede variar dependiendo de la cantidad de azúcar en la sangre, el tiempo que hace desde el último descanso, la rutina, el estrés, la incomodidad, o un montón de otros factores. También existen algunas buenas evidencias de qué tenemos ritmos diarios de alerta y energía (biorritmo).
Quizás seamos poco conscientes de que nuestros niveles de energía varían durante el día - la mayoría de la gente logra distintos niveles de efectividad en diferentes momentos del día. Nuestra efectividad puede variar dependiendo de la cantidad de azúcar en la sangre, el tiempo que hace desde el último descanso, la rutina, el estrés, la incomodidad, o un montón de otros factores. También existen algunas buenas evidencias de qué tenemos ritmos diarios de alerta y energía (biorritmo).
- Controlar el registro de actividades.
Mantener un registro de las actividades por varios
días nos ayudará a comprender cómo consumimos nuestro tiempo, y cuándo
conseguimos nuestro mejor desempeño. Sin modificar nuestra forma de actuar más
de lo que tenemos que hacerlo, debemos anotar las cosas que vamos realizando.
Cada vez que cambiemos de actividad, cuando leamos correo electrónico,
trabajemos, hagamos café, dialoguemos con colegas o cualquier otra cosa,
anotemos la hora en que lo hacemos.
Así como registramos las actividades, anotemos también cómo nos sentimos, en estado de alerta, planos, cansados, enérgicos, etc. Hagamos esto periódicamente durante el día.
Así como registramos las actividades, anotemos también cómo nos sentimos, en estado de alerta, planos, cansados, enérgicos, etc. Hagamos esto periódicamente durante el día.
- Aprender de las anotaciones.
Una vez que hayamos realizado las anotaciones por
algunos días, debemos analizarlas. Quizás en este momento nos alarmemos al ver
la gran cantidad de tiempo que consumimos haciendo tareas de bajo valor.
Quizás también veamos que estamos con más energía en algunas partes del día, y deprimidos en otras. Mucho de eso dependerá de las comidas que ingerimos, los horarios y cantidad que comemos, y la calidad de la nutrición. El registro de actividades nos da alguna base para experimentar con estas variables.
Siempre que queramos lograr algo, debemos escribir un plan de acción. Esto permite concentrarnos en las distintas etapas de ese logro, y controlar el progreso a través del mismo.
Para escribir un plan de acción, simplemente hacer una lista de tareas que necesitamos llevar a cabo para conseguir el logro de un objetivo. Esto es simple, pero aún así muy útil.
Quizás también veamos que estamos con más energía en algunas partes del día, y deprimidos en otras. Mucho de eso dependerá de las comidas que ingerimos, los horarios y cantidad que comemos, y la calidad de la nutrición. El registro de actividades nos da alguna base para experimentar con estas variables.
- Plan de acción.
Siempre que queramos lograr algo, debemos escribir un plan de acción. Esto permite concentrarnos en las distintas etapas de ese logro, y controlar el progreso a través del mismo.
Para escribir un plan de acción, simplemente hacer una lista de tareas que necesitamos llevar a cabo para conseguir el logro de un objetivo. Esto es simple, pero aún así muy útil.
- Lista de cosas por hacer.
Las Listas de Cosas por Hacer son esenciales cuando necesitamos realizar un gran número de tareas diferentes o en orden diferente, o cuando tenemos algunos compromisos. Si encontramos que siempre quedamos en falta por haber olvidado de hacer algo, entonces es hora de comenzar a utilizar una 'Lista de Cosas por Hacer'.
A pesar de que las Listas de Cosas por Hacer son muy simples, son extremadamente poderosas, como un método para organizarnos como así también un método para reducir el estrés. Con frecuencia los problemas pueden parecernos agobiantes o podemos tener un aparente gran número exigencias al mismo tiempo. Esto puede hacernos sentir fuera de control, y sobrecargados de trabajo.
- Preparar la lista.
La solución es a menudo simple: anotar las tareas que
se deben afrontar, y si son muy largas, dividirlas en sus elementos
componentes. Si estas aún nos parecen largas, volverlas a dividir nuevamente.
Hacer esto hasta tener listadas cada una de las cosas por hacer. Una vez que
tengamos hecho esto, recorrer las actividades una a una asignando prioridades
desde A (muy importante) a F (insignificante). Si muchas actividades tienen una
gran prioridad, recorrer la lista nuevamente y marcar aquellas menos
importantes. Una vez hecho esto, volver a escribir la lista en orden de
prioridades.
Tendremos así un plan preciso que podremos usar para eliminar los problemas que se nos van presentando. Estaremos de esta forma preparados para enfrentarlas en orden de importancia. Esto permite separar las tareas importantes de las triviales que consumen mucho tiempo.
Tendremos así un plan preciso que podremos usar para eliminar los problemas que se nos van presentando. Estaremos de esta forma preparados para enfrentarlas en orden de importancia. Esto permite separar las tareas importantes de las triviales que consumen mucho tiempo.
- Usar la lista.
Diferentes personas utilizan las Listas de Cosas por
Hacer de diferentes maneras en diferentes situaciones: si estamos en un rol de
ventas, una buena forma de motivarnos es mantener nuestra lista relativamente
corta e intentar completarla cada día.
En un rol de operación, o si las tareas son grandes o dependen de muchas otras personas, entonces podría ser mejor mantener una lista principal y otra separada. Podemos ir cambiando las tareas sin importancia de una lista a la otra. De esta forma pueden no llegar a completarse algunas actividades de baja prioridad por varios meses. Solo debemos preocuparnos por ellas en caso en que sea necesario - si estamos al límite con los tiempos por ellas, entonces habrá que aumentar sus prioridades.
En un rol de operación, o si las tareas son grandes o dependen de muchas otras personas, entonces podría ser mejor mantener una lista principal y otra separada. Podemos ir cambiando las tareas sin importancia de una lista a la otra. De esta forma pueden no llegar a completarse algunas actividades de baja prioridad por varios meses. Solo debemos preocuparnos por ellas en caso en que sea necesario - si estamos al límite con los tiempos por ellas, entonces habrá que aumentar sus prioridades.
(Autor: Desconocido)